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Infos Direction du 25 mars 2020 : les bonnes pratiques du télétravail

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publié le 25 mars 2020

L’épidémie de Covid-19 s’est désormais largement propagée sur le territoire national comme dans les pays européens. Il s’agit d’une crise inédite, sanitaire, mais aussi sociale et économique. Nous mesurons la vive inquiétude de certains, que ce soit pour vous ou vos proches. Que vous ayez les moyens d’exercer un télétravail, que vous soyez sur le terrain, en autorisation spécifique d’absence ou en arrêt maladie, l’équipe de direction se tient à vos côtés.

Nous savons que pour ceux d’entre vous qui télétravaillent, ces nouvelles conditions de travail sont particulières et parfois difficiles, et saluons les efforts de chacune et chacun d’entre vous pour exercer au mieux sa mission.

Dans ce contexte, il nous est apparu opportun de vous communiquer quelques bonnes pratiques du télétravail, issues de l’expérience de ceux qui le pratiquaient déjà, et de faire le point sur les outils à votre disposition.

Dans la période actuelle, le rythme de vie et de travail est très différent du rythme habituel ; pour ceux qui sont en télétravail, il faut « trouver son rythme », en tenant compte des conditions exceptionnelles que nous vivons

Les circonstances actuelles de l’épidémie du Covid-19 nous obligent, autant que possible, à rester chez nous. Ces circonstances sont tout à fait exceptionnelles et les règles qui s’appliquent en temps ordinaire à l’exercice du télétravail font dans cette période, l’objet de dérogations afin de faciliter le maintien de l’activité et de vous permettre d’assurer simultanément vos obligations familiales et professionnelles. C’est pourquoi, par dérogation aux règles ordinaires, le télétravail et la garde d’enfants sont possibles simultanément. Cela réduit nécessairement votre capacité de travail et l’ensemble de votre collectif de travail en est bien conscient.

  • Organisez votre journée de travail en faisant des pauses, autorisez-vous le droit à la déconnexion.
    Nous vous conseillons de conserver vos habitudes en gardant une routine “saine” dans le déroulé de vos journées. Que vous soyez en situation de garde d’enfants ou non, veillez à faire des pauses régulières et, notamment, à faire une pause méridienne plus longue qui vous permette de vous "déconnecter" de vos préoccupations professionnelles.
  • Fixez-vous un planning avec des objectifs adaptés à votre situation.
    Quand on est en télétravail, on peut avoir l’impression que le temps est extensible, et ne pas parvenir à visualiser l’avancement des travaux en cours, alors qu’il est réel. Pour éviter cela, planifiez votre journée. Élaborer une to-do list pour la journée, en prenant également en compte des moments de pause et votre pause-déjeuner, ce qui permet de valoriser ensuite ce qui est fait.
  • En télétravail, vous n’êtes pas obligé d’être disponible dans la seconde
  • Ne culpabilisez pas si vous n’avez pas immédiatement répondu à un message ou à un mail, et relativisez l’urgence.
  • Travaillez par sessions. Vous avez du mal à vous concentrer ? Alternez des sessions de travail de 25 minutes entrecoupées de pauses de 5 minutes. Si une distraction vous vient en tête, écrivez-la pour y revenir à la pause de 5 minutes.
  • Aménagez, si possible, un espace dédié
  • Le soir, changez-vous les idées ! Avec le télétravail, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle est généralement mis à rude épreuve, mais c’est d’autant plus vrai en situation de confinement. À la fin de votre journée de travail, éteignez votre ordinateur et consacrez-vous à une activité qui vous permettra de vous déconnecter de votre travail.

Communiquez régulièrement avec vos collègues, soyez à l’écoute

Les échanges vous permettront de maintenir une bonne coordination avec votre collectif de travail et votre manager et d’éviter d’être isolé face à une difficulté. Des outils facilitant ces discussions sont à la disposition de vos managers ou de vous-mêmes. Ils sont listés à la fin de ce message.

Le vécu de cette période de confinement peut être difficile, et nos humeurs peuvent évoluer avec le temps. Alors, prenez des nouvelles de vos collègues, soyez à leur écoute. Si certains se sentent seuls ou avouent avoir du mal à s’organiser, essayez de les rassurer, de les comprendre et de leur venir en aide. C’est le moment, plus que jamais, de se montrer solidaires !

Utilisez les outils à votre disposition

  • Supports informatiques

- les ordinateurs portables disponibles au CSR-I ont pu être affectés en urgence à des agents exerçant des fonctions nécessitant un minimum de continuité de service dans cette période où nous adaptons nos organisations. Ces ordinateurs permettent notamment l’accès via VPN aux applications métier.

- dans ces circonstances exceptionnelles, les personnes disposant d’un ordinateur personnel sont encouragées à l’utiliser à titre professionnel pour accéder à leur messagerie via melanie2 (https://mel.din.developpement-durable.gouv.fr/) et travailler sur des fichiers. Des précautions minimales doivent toutefois être prises. Nous vous demandons de vérifier que cet ordinateur est protégé par un antivirus mis à jour régulièrement.

- pour télécharger des fichiers, des clés ou autres supports de stockage USB peuvent être utilisés, faute de solution alternative meilleure. Nous vous rappelons qu’ils/elles constituent des vecteurs de propagation des virus informatiques. Pour limiter le risque, il convient par conséquent de les réserver à un usage strictement professionnel.

  • L’usage responsable du VPN : privilégier le travail hors connexion

Toutes les missions ne requièrent pas le même usage du VPN. Seules certaines missions, liées à des applications métier sensibles (Chorus, Renoirh…), nécessitent une connexion continue via le VPN. Compte tenu des capacités limitées des infrastructures ministérielles, il convient, dans une démarche de responsabilité individuelle et de solidarité avec les collègues qui en ont le plus besoin, de restreindre l’utilisation du VPN au strict nécessaire, principalement pour accéder à vos dossiers partagés sur le réseau et télécharger les fichiers dont vous avez besoin. A l’issu, déconnectez-vous.
Il est rappelé que la messagerie est accessible par l’extranet melanie2web (https://mel.din.developpement-durable.gouv.fr/).
Il convient de privilégier en toutes circonstances le travail hors connexion.

  • Rester en contact

Lemaintien des liens entre les membres de nos collectifs de travail est essentiel, vous pouvez utiliser :

Tchap  : http://www.tchap.fr/
Tchap est une solution de messagerie instantanée et sécurisée dédiée aux agents de l’Etat souhaitant communiquer entre eux et échanger des informations sensibles depuis leur ordinateur.

WhatsApp  : https://www.whatsapp.com/
Whastapp est également une solution de messagerie instantanée mais elle n’est pas sécurisée. Elle vous permettra de créer facilement des groupes sur vos smartphones.Vous pouvez donc l’utiliser pour maintenir du lien avec / au sein de vos équipes. Mais ne partagez pas de documents à caractère professionnel, de documents sensibles ou confidentiels.

Pour l’organisation de vos réunions à distance, pour des raisons identiques de capacités des réseaux de communication aux plans ministériel mais aussi national, privilégiez les audioconférences ( Mémo conférence téléphonique (format pdf - 199.6 ko - 25/03/2020) ) aux webconférences qui sont très consommatrices de données et n’apportent qu’une faible plus-value. Vous pouvez aussi recourir aux outils suivants :

• la messagerie instantanée du ministère disponible sur Mélanie : Ariane

• pour les réunions à distance : Zoom https://zoom.us/
Zoom est un outil vous permettant de faire des visio-conférences via internet. Vous n’avez donc pas besoin d’être connecté en VPN. Son fonctionnement ressemble beaucoup à l’outil WebConf ministériel. Le principe est de créer une réunion. Vous pouvez ensuite inviter les participants ou ils peuvent se joindre à vous dès lors que vous leur avez communiqué le nom de la réunion. Vous pouvez partager des documents et tchater en parallèle par une messagerie instantanée associée.

Le CSR-I vous adressera très rapidement une série de fiches pratiques permettant d’utiliser au mieux ces outils. En cas de besoin, une boîte aux lettres dédiée aux demandes d’assistance pour cette période particulière est à votre disposition :
assistance-csri.driea-if@developpement-durable.gouv.fr 

L’équipe de direction