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Informations agents
 

Le DRIE@nouvelles vous accompagne - n°3

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publié le 15 avril 2020

Le covid-19

  • Retrouver tous les messages d’information de la DRIEA et l’attestation sur l’internet DRIEAaccessible à tous.
    S’informer sur le site du gouvernement et surle site du ministère de l’Intérieur avec notamment une nouvelle attestation numérique en ligne à compter lundi 6 avril.
    Un numéro vert 0 800 130 000 répond à vos questions sur le Coronavirus 24h/24 et 7j/7
  • Message dÉlisabeth Borne aux agents sur l’extranet administration centrale (nom d’utilisateur : intraportail - mot de passe : extra.CIM - à ne pas diffuser hors de la sphère ministérielle)

Des équipes mobilisées pour la continuité d’activité

Continuité d’activité, congés, déplacements

Cette période de confinement exceptionnel nous conduit à assurer une continuité d’activité mais certaines questions nous obligent à nous adapter pour un bon fonctionnement sur la durée. Nous allons tenter d’y répondre.

Les congés sont-ils possibles en période de confinement ?

Cette période de confinement est plus longue que prévu initialement. Il est tout à fait possible et même recommandé de poser des jours de congés pendant cette période. Il ne faut pas hésiter en accord avec sa hiérarchie à demander quelques jours de repos et se déconnecter de tout lien avec le travail, que nous soyons en télétravail, en présentiel ou en autorisation spéciale d’absence. La seule obligation est de rester chez soi.

Je suis en télétravail, comment puis-je récupérer les dossiers à traiter ? Puis-je me déplacer sur mon lieu de travail pour récupérer ces dossiers ?

Le premier objectif du confinement est de briser la chaîne de transmission du virus et de nous protéger nous-mêmes. Nous devons par conséquent éviter les déplacements non indispensables.

Autant que faire se peut, organisons l’accès à nos dossiers par voie dématérialisée, en recommandant à nos interlocuteurs de privilégier les envois de pièces par mail, en expliquant qu’il s’agit de faciliter le traitement de leur dossier. Compte tenu des circonstances très exceptionnelles que nous traversons, la grande majorité de vos interlocuteurs comprendra parfaitement cette demande.

N’oublions pas non plus que certains collègues équipés de VPN peuvent récupérer pour nous des documents sur le réseau et éviter ainsi un déplacement.

Enfin, notre activité en télétravail dépend parfois en partie de procédures qui ne peuvent être télétravaillées ; lorsque l’accumulation de dossiers papier du fait de la prolongation du confinement compromettrait la continuité minimale du service public ou la reprise normale de l’activité après le déconfinement ; si cette activité est identifiée comme "essentielle" dans le plan de continuité d’activité et qu’il n’existe pas d’alternatives, alors nos managers peuvent être amenés à organiser des déplacements ponctuels de l’un ou l’autre d’entre nous sur notre lieu de travail.

Quelles sont les modalités?

Il n’existe pas a priori des modalités uniques indépendantes des circonstances de chaque communauté de travail.

Mon déplacement doit être organisé en accord avec mon manager. Il ne relève pas de ma seule initiative personnelle. Je dois être muni d’un justificatif de déplacement professionnel sollicité par la voie hiérarchique et signé de la directrice.

Les rares déplacements ainsi autorisés, jamais en nombre et toujours ponctuels, se font bien sûr dans le respect des règles barrière. Des modalités d’accueil ont été établies pour chaque site de la DRIEA. Les possibilités de stationnement sur site ont été élargies, par exemple sur Miollis, pour ceux qui viendraient avec leur véhicule personnel.

Le bureau du budget du secrétariat général

L’’activité du bureau du budget est très axée sur la dématérialisation des opérations comptables qui nécessite une forte utilisation de l’outil Chorus (engagement de dépense, service fait, réception facture, demande de paiement, et suivi du budget).

Cette activité peut difficilement être interrompue. Laurent Guibert , responsable du bureau du budget, nous explique leur mode de fonctionnement pendant cette période de confinement.

Quelle organisation a été mise en place pour faire face au confinement ?

Pendant cette période, le bureau du budget a dû s’adapter. En effet nous disposons pour 7 agents de 3 ordinateurs portables avec des accès Chorus. Nous avons développé de nouvelles méthodes permettant un travail en équipe et en transversalité, et un dépannage des autres structures (unité départementale – UD- 93, mission d’inspection générale territoriale Île-de-France - MIGT IDF).

Quelles sont les répartitions des missions ?

Nous avons constitué une équipe de 3 personnes dotées d’un ordinateur portable avec l’outil Chorus et une autre de 4 personnes utilisant un ordinateur personnel sans accès à Chorus.

La première équipe, grâce à son accès Chorus, assure le lien avec la seconde, l’UD 93 et la MIGT pour toutes les opérations nécessitant une connexion afin de de permettre le suivi budgétaire et comptable. Il peut s’agir de l’envoi des restitutions Chorus, de la saisie des formulaires de services faits et des demandes d’achats, des bons de commande Chorus après validation de l’engagement juridique (EJ) ou encore de répondre au service facturier (SFACT) sur des factures bloquées.

Cette équipe suit également en collaboration avec le centre de prestations comptables mutualisées, la situation des EJ, des demandes de paiements et des demandes de réimputation budgétaires et comptables

Enfin l’archivage des dossiers numériques sur le réseau DRIEA est aussi important car ils seront très utiles au retour du confinement et évite de prendre trop de retard.

Quant à la deuxième équipe, malgré un travail dégradé en l’absence d’accès à Chorus, les missions ne manquent pas avec un pointage quotidien des paiements et une mise à jour des tableaux de suivi. Le contact avec les services métiers (devis, demande de service fait, etc.) reste permanent.

L’élaboration des bordereaux de liaison pour le SFACT et contrôle des factures se poursuit afin de participer à l’apurement des factures bloquées via la restitution Chorus.

Enfin la rédaction de fiches de procédure est d’autant plus importante dans ce contexte pour permettre une meilleure transversalité.

C’est ainsi grâce à une bonne collaboration de l’ensemble du bureau que nous avons su nous adapter pour assurer la continuité de service et dépanner d’autres services.

Le centre de prestations comptables mutualisées

Le CPCM IDF assure le traitement des opérations comptables de dépenses et de recettes des services du MTES, MCTRCT et du ministère de l’agriculture et de l’alimentation situés en Ile-de-France, soit vingtaine de structures. Cécile Cardot, responsable du CPCM témoigne.

"Notre service est un maillon essentiel dans la continuité de la chaîne comptable pour que les factures et les subventions soient payées et pour que les services puissent continuer à intervenir. Par exemple, nous traitons prioritairement pour la DRIHL les subventions aux établissements d’hébergement qui sont fortement sollicités avec le confinement. Nous veillons également à payer rapidement les entreprises les plus fragiles et les aides sociales aux agents.

Nous n’avons pas cessé notre activité mais fonctionnons en mode dégradé. Sur les 32 agents qui constituent aujourd’hui notre effectif, 7 disposent d’un ordinateur portable qui leur permet de travailler sous l’application Chorus de chez eux. Nous assurons également une présence très restreinte dans nos locaux à Créteil pour traiter ce qui ne peut l’être à distance. Les agents sont très impliqués, solidaires aussi, et la dématérialisation intervenue dans notre secteur depuis ces dernières années nous facilite grandement la tâche.

Rapidement nous avons pu adapter la chaîne avec nos partenaires, les services prescripteurs et nos comptables publics référents.

Il est très important que les services continuent à nous envoyer leurs demandes. C’est pourquoi, au-delà des dossiers urgents, nous traitons tout ce que nous pouvons traiter au regard de nos moyens. Nous ne devons pas prendre un trop grand retard car il sera plus difficile de le résorber lors de la sortie de la crise. L’ensemble de la chaîne comptable doit rester le plus fluide possible.

Par ailleurs, nous profitons de ce moment pour mobiliser l’équipe sur des chantiers de fonds à travers 3 ateliers collectifs à distance qui visent à harmoniser nos pratiques, mais aussi à mieux appréhender les crises et préparer la reprise.

La situation est inédite pour tout le monde. Nous avons donc commencé à réfléchir collectivement à comment nous adapter aux différentes crises qui pourraient survenir, comment être plus résilients. Ce qui se passe aujourd’hui nous révèlent beaucoup."

Connaissance des services et des missions (hors période de crise)

Service sécurité des transports (SST) : la pesée des véhicules.

La principale mission des agents en charge de la pesée des véhicules est de vérifier le poids des véhicules de transports de marchandises (lourds et légers) et de s’assurer du respect des règles techniques fixées par le code de la route notamment pour le respect :

  • de la sécurité des usagers de la route et de la rue ; lorsque les seuils de charges maximales ne sont pas respectées, les performances de freinage des véhicules en surcharge ne sont pas garanties et les distances d’arrêt des véhicules sont allongées ;
  • de l’intégrité des chaussées et des ouvrages d’art ; les infrastructures sont dimensionnées pour supporter certaines charges, la circulation de véhicules plus lourds provoquent des désordres voire des ruptures de structures ;
  • d’une concurrence loyale ; transporter plus qu’autorisé avec un véhicule, c’est mettre en danger le conducteur, mettre en danger l’ensemble des autres usagers de la route et les agents qui assurent l’entretien et l’exploitation des routes, abîmer les chaussées et les ponts pour pouvoir valoriser une plus grande quantité de marchandises ;
  • de la performance environnementale ; l’optimisation de fonctionnement des moteurs est réglée pour un poids donné, le dépasser ne permet plus le traitement efficace des émissions d’éléments carbonés, de particules fines et de polluants, éléments néfastes pour la qualité de l’air, les effets climatiques et la santé.

L’équipe de pesées est toujours accompagnée des représentants des forces en tenue (FET) qui interceptent les véhicules, assurent la sécurité des opérations. Les verbalisations des infractions constatées sont effectuées soit par les contrôleurs des transports terrestres, soit par les forces de l’ordre.

Les opérations de contrôle des charges des véhicules sont programmées et réalisées selon une fréquence de quatre ou cinq jours par semaine, le reste du temps étant réservé à la préparation des opérations et à la rédaction des comptes-rendus. Le responsable des équipes de pesées organise l’intervention des équipes sur l’ensemble des aires disponibles sur le territoire francilien à des horaires différents. Les équipes fixent en lien avec les FET la répartition des journées de contrôle sur les départements d’Île-de-France ainsi que la fréquence de contrôle sur la même aire de contrôle. En principe, les équipes interviennent chaque jour sur deux points de contrôle.

En 2019, sur les 7862 véhicules pesés, 2766 se trouvaient en surcharge ce qui représente un total de 11 752 infractions.

54,44 % des véhicules pesés sont des véhicules utilitaires légers (VUL) et un peu plus de 40 % de ces VUL se trouvaient en infraction.

Le contrôle des charges des véhicules utilitaires légers (moins de 3,5t) est un levier particulièrement efficace en ce qui concerne la régulation de ce secteur. En effet, le transport avec ce type de véhicule reste encore en marge des réglementations édictées par le niveau européen. La France a oeuvré, au travers de l’Alliance du Routier - avec ses partenaires allemands, autrichiens, belges, luxembourgeois… - pour faire évoluer les règles communautaires (accès à la profession, accès au marché, réglementations sociales).

Les bonnes pratiques du télétravail

Utiliser ma connexion au réseau à distance

  • Réserver mes consultations internet à un usage strictement professionnel ;
  • Éviter les téléchargements de fichiers lourds ET les accès aux espaces de stockage distants (drives) ;
  • Diminuer mon utilisation d’internet entre 10h30 et 15h30 ;
  • Supprimer les images de ma signature de mail ou la réduire au strict nécessaire (nom, prénom, numéro de téléphone) ;
  • Se déconnecter du réseau à distance pour des usages gourmands comme le visionnage de vidéos et limiter mes recherches et consultations d’informations non sensibles.

Appliquer ces bonnes pratiques : c’est la garantie pour tous de préserver l’accès à nos outils informatiques.

Accéder à l’annuaire ministériel et interministériel dans webMél hors connexion VPN

  • se connecter à webMel avec ses identifiants Cerbère
  • cliquer sur Contacts, deuxième onglet de la barre d’outil de votre compte webMel (en haut de votre page)
  • cliquer sur Contacts ministériels

Vous pouvez chercher directement le nom de votre contact dans la barre de recherche en haut à droite de votre page ou encore filtrer par personnes, services, fonctionnelles, unités, ressources et applicatives.

L’ergonomie

L’ergonomie de votre poste de travail avec des vidéos et des exercices sur l’extranet d’administration centrale (nom d’utilisateur : intraportail - mot de passe : extra.CIM - à ne pas diffuser hors de la sphère ministérielle)

Le service social régional à votre écoute

La période de confinement représente pour tous une situation exceptionnelle qui perturbe nos modes de travail et nos modes de vie.

Comment occuper notre corps pour se concentrer sur quelque chose ? Comment libérer son énergie ?

Voici quelques suggestions :

  • Utiliser l’application « Noisli » permettant d’écouter des sons relaxants ou facilitant la concentration.
  • Prendre des repas équilibrés et privilégier les produits de saison et locaux
  • S’hydrater régulièrement, au cours de la journée (1.5L d’eau par jour)
  • Se dépenser en faisant de l’exercice, c’est bon pour le moral et pour la santé
  • Privilégier les activités sans écran : lecture, culture, jardinage, écouter et/ou faire de la musique, cuisiner, jeux de société
  • Profiter de ce temps libre pour faire des choses dont vous n’avez pas toujours le temps de faire : rangement, tri, ménage de printemps, apprentissage de langues étrangères
  • Booster sa créativité à partir de « tutos » ou de manière intuitive
  • Réaliser des activités de bien-être : méditation (application « Petit bambou »), yoga, exercices de respiration. Des exercices de relaxation, méditation vous sont proposés. Ils durent entre 2 et 5 mn. Laissez-vous guider et expérimentez.
  • Faire des étirements régulièrement pour les yeux, pour le dos. Se dégourdir les jambes.
  • Des exercices de relaxation, méditation, Ancre de ressource, Bodyscan, Expérimenter la médiation.

Et si on en profitait pour se cultiver un peu plus ?

Le coin des enfants et des parents

RH

  • La paie d’avril sera identique à celle de mars.
    Les modifications éventuelles (astreintes, heures supplémentaires, rachat de jours de compte épargne temps, journées de grève…) seront apportées sur les paies ultérieures.
  • les mesures exceptionnelles de la MGEN
  • Formation en ligne : SYFFOAD le site du pôle ministériel accessible avec un simple accès internet et son mot de passe messagerie.
    31 formations non tutorées de 15 minutes à 20 heures sur des thèmes divers : commande publique, outils informatique (Estève, RenoiRH, QGIS, Passeport numérique, Retouche d’images), culture générale (être fonctionnaire, VASCO), thèmes métiers (homologation des véhicules, développement durable, trames vertes et bleues,..)
  • Les BRH de proximité restent à votre écoute
    • DRIEA /SG (Secrétariat Général)
      sg.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
    • UD75/MAPL (Mission d’Appui au Pilotage Local)
      mapl.udea75.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
    • UD92/MAPL (Mission Appui au Pilotage Local)
      mapl.ud92.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
    • UD93/BRL/CRH (Conseil Ressources Humaines)
      crh.brl.ud93.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
    • UD94/D (Direction)
      d.ud94.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
    • DiRIF (Secrétariat Général délégué)
      sg-dirif.driea-if@developpement-durable.gouv.fr

Ressources

  • sans VPN
  • avec VPN
  • revue de presse
  • Managers :
    • Une hotline managériale est à votre disposition (site intranet d’administration centrale - nom d’utilisateur : intraportail - mot de passe : extra.CIM - à ne pas diffuser hors de la sphère ministérielle)
    • Le management à distance : réflexions et perspectives de l’association des administrateurs des postes et des télécommunications et des anciens élèves de l’ENSPTT
    • Manager à distance, les bonnes pratiques (MyRHline.com)
    • Les six pratiques clés pour bien manager ses équipes en télétravail (theconversation.com)
  • Violences domestiques : continuité des services d’écoute, de conseil et de traitements des signalements. (site intranet d’administration centrale - nom d’utilisateur : intraportail - mot de passe : extra.CIM - à ne pas diffuser hors de la sphère ministérielle)
Coronavirus : il existe des gestes simples pour vous protéger et protéger votre entourage
Coronavirus : il existe des gestes simples pour vous protéger et protéger votre entourage
  • Se laver les mains très régulièrement
  • Tousser ou éternuer dans son coude
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique
  • Saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades