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Informations agents
 

Le DRIE@nouvelles vous accompagne - n°7

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publié le 13 mai 2020

Le covid-19

  • Retrouver tous les messages d’information de la DRIEA et l’attestation sur l’internet DRIEA accessible à tous.
    S’informer sur le site du gouvernement et sur le site du ministère de l’Intérieur .
    Un numéro vert 0 800 130 000 répond à vos questions sur le Coronavirus 24h/24 et 7j/7
     
  • Le dispositif de confinement a pris fin le 11 mai. Des informations relatives à la reprise d’activité en présentiel dans le cadre du déconfinement vous ont été communiquées le 29 avril puis le 7 mai par Info-Direction.

La priorité est donnée à la protection sanitaire des agents, le télétravail se poursuit, la reprise d’activité est progressive et les déplacements restent limités. Ces principes demeurent et sont déclinés en fonction des spécificités franciliennes. Ainsi des dérogations aux plages fixes de présence sur le lieu de travail sont prévues à titre dérogatoire au règlement intérieur de la DRIEA, de façon à vous permettre d’arriver avant ou après l’heure de pointe pour ceux d’entre vous qui reviennent au bureau. Pour ceux d’entre vous qui ne peuvent éviter d’emprunter les transports collectifs à l’heure de pointe, des attestations employeur sont établies à votre intention.

Cette reprise se fait selon des modalités précisées avec l’encadrement en fonction des contraintes personnelles ou au titre des contraintes du service. Les personnes vulnérables ne doivent pas reprendre le travail en présentiel si elles ne disposent pas d’un certificat médical attestant de cette possibilité et précisant le cas échéant les éventuelles dispositions à retenir. 

La DRIEA s’est organisée pour accueillir les agents qui reviennent suivant les conditions d’organisation du travail convenues avec leurs responsables hiérarchiques (affichage, marquage au sol, circulations…).

Le port du masque est obligatoire dans les transports en commun. Afin de vous aider à pouvoir satisfaire à cette obligation qui s’impose à tous les usagers des transports, le service peut fournir des masques aux agents qui rencontreraient des difficultés à s’en procurer. Les modalités de réception des masques seront propres à chaque site.

Le lavage régulier des mains à l’eau et au savon ne doit pas être oublié suivant les consignes des autorités sanitaires.

Il est particulièrement important de respecter tout au long de votre présence au travail -et dans vos déplacements-, les gestes barrière.
L’offre de restauration collective ne peut pas toujours redémarrer et une information particulière vous est précisée concernant chaque restaurant administratif sur site.

La vigilance de chacun demeure nécessaire et le respect des gestes barrière en toutes circonstances doit être une priorité.

Actualités des services et des missions

Au cours de la période de confinement, cette rubrique a été l’occasion de mieux faire connaître des métiers et missions de la DRIEA, et la façon dont ils étaient exercés dans cette période particulière. C’est à nouveau le cas dans ce numéro, avec la présentation de 2 activités : l’agrément de l’immobilier d’entreprise ; la régulation des transports terrestres.
Le prochain numéro nous permettra de présenter l’activité de collègues qui ont été particulièrement mobilisés pour accompagner cette première semaine de déconfinement, à la fois pour nous-mêmes sur nos différents sites, et aussi pour les franciliens, notamment dans le domaine des transports.

Quelle est la mission du bureau de l’immobilier d’entreprise (BIE) au sein du service de la planification, de l’aménagement et du foncier (SPAF) ? Voici les explications d’Elvira MELVIN, responsable adjointe du BIE.

Le BIE instruit pour le compte du Préfet de Région les demandes d’agrément pour l’immobilier d’entreprise. Cette procédure est régie par le code de l’urbanisme (articles L. 510‑1 à L 510-4 et R. 510-1 à R. 510-15). Elle a été créée au milieu des années 1950 afin d’orienter les acteurs publics et privés du marché dans leur choix de localisation de leurs activités économiques. Le but est de favoriser une répartition plus équilibrée entre les activités et l’habitat. 

L’agrément constitue une autorisation préliminaire nécessaire au dépôt d’un permis de construire. Les opérations soumises à cette procédure sont les bureaux, les entrepôts, les locaux d’activité technique, scientifique ou d’enseignement privé.

Comment se déroule l’instruction des dossiers pendant la crise sanitaire actuelle ?

Le BIE instruit en moyenne entre 20 et 30 dossiers par mois qui sont ensuite présentés au Préfet de Région pour avis. Durant la période actuelle, nous avons pu poursuivre nos missions d’instruction et d’échanges avec les professionnels de l’immobilier d’entreprise en adaptant nos modalités de travail. Par exemple, la transmission des dossiers et des récépissés se fait uniquement en version informatique. Nous échangeons aussi avec les sociétés demandeuses, les services des unités départementales, directions départementales territoriales et la préfecture en visio-conférence. Enfin les impressions des fiches de synthèse d’instruction sont réalisées et envoyées à la préfecture par le secrétariat de direction, que nous remercions pour son implication.

L’accès à distance au serveur de la DRIEA est un point essentiel pour que nous puissions, ma collègue et moi-même, travailler en étroite collaboration et intervenir de manière concomitante sur les dossiers. Notre collègue du BIE, n’ayant pas les moyens de télétravailler, nous avons pu bénéficier de l’aide d’un autre collègue du service que nous remercions également pour la rédaction des fiches d’instruction au Préfet.

Quels enseignements à tirer ?

Sur notre mode de fonctionnement, nous avons pu mesurer l’importance de pouvoir travailler à distance, ce qui nécessite de disposer d’outils informatiques fiables et performants. La dématérialisation de l’ensemble des démarches administratives doit également devenir une priorité pour les pouvoirs publics : la crise actuelle nous montre les limites des procédures « papier ».

Sur l’aménagement du territoire, la place des bureaux dans nos villes sera très certainement réinterrogée du fait de la montée en puissance du télétravail. Les politiques publiques que nous portons, notamment la mixité des fonctions urbaines à l’échelle des quartiers et l’assurance d’un logement décent pour tous, sortiront également renforcées de cette crise.

Le département régulation des transports routiers (DRTR) au sein du service sécurité des transports (SST) de la DRIEA, a la charge d’assurer au niveau régional deux missions essentielles de régulation du secteur des transports routiers de personnes et de marchandises à savoir l’application des règles d’accès à la profession et au marché des transports ainsi que le contrôle des conditions d’exercice de cette activité.

La première est réalisée principalement à travers la gestion du registre électronique national des transporteurs routiers pour la région francilienne. La deuxième est effectuée par des opérations de contrôles à la fois sur route et au siège des entreprises de transport qui sont réalisées par les contrôleurs des transports terrestres (CTT) du DRTR.

Dans ce contexte de travail à distance d’une ampleur inédite, le DRTR s’est mobilisé pour définir de nouvelles modalités de travail permettant d’adapter les activités, de les répartir au sein des équipes mobilisées et d’organiser globalement un fonctionnement répondant aux attentes et aux enjeux sociaux, sanitaires et économiques de la société civile.

La nouvelle répartition des missions

En raison de l’impossibilité d’accès de tous les gestionnaires à l’application GRECO, et pour permettre une répartition efficace et une harmonisation des tâches d’instruction des demandes dans le contexte particulier du confinement, il s’est avéré nécessaire de regrouper l’ensemble des gestionnaires sous un même pilotage. Ainsi, Sadia KHELIFI en assure la charge avec l’appui de Laurence MURZEAU, Christophe DEPRUGNEY et Véronique BALLATOUR.
Pour les activités de contrôles qui ont été suspendues, la mission de pilotage a été confiée à Jacques LAURENT et Hugues NOLLET selon deux temporalités. Dans un premier temps il faut assurer la rédaction et la transmission des procédures judiciaires et des rapports de contrôle en entreprise en cours, poursuivre la formation des contrôleurs stagiaires. Dans un second temps il s’agit de préparer la reprise des contrôles par la révision des outils de contrôles et la programmation des plans régionaux de contrôle à venir. Ils s’appuient sur les contrôleurs divisionnaires (CDTT) en situation d’encadrement des équipes de CTT pour mener à bien cette mission, lesquels sont en contact téléphonique régulier avec les contrôleurs.

Ces missions sont importantes, et malgré le fonctionnement en mode dégradé, nous n’avons pas cessé notre activité.
C’est notamment le cas pour la gestion du registre des transporteurs routiers où la dématérialisation mise en œuvre dans le service depuis ces dernières années facilite grandement son exercice.
Ce que les administrations centrales n’ont pas encore fait, à savoir rendre obligatoire pour le citoyen d’avoir recours aux procédures dématérialisées quand elles existent via un vecteur législatif ou réglementaire, c’est finalement la situation actuelle de crise et d’urgence sanitaire qui l’aura rendu non pas obligatoire mais nécessaire et indispensable.
Ceci permet de ne pas prendre un retard excessif et d’éviter que la sortie de la crise ne soit rendue encore plus difficile.
Ce moment bien particulier est également mis à profit pour harmoniser les pratiques tant au sujet des actions de contrôle que de la gestion, mais aussi pour mieux appréhender une situation de crise et préparer la reprise suite à cette situation inédite au niveau organisationnel et managérial.

La gestion du registre des transporteurs ne peut être interrompue en cette période de crise sanitaire. En effet, l’exercice de la profession par les entreprises est subordonnée à la détention de titres d’exploitation en cours de validité ; aussi le service doit être en mesure d’en assurer le renouvellement ou l’attribution supplémentaire. Il s’agit de copies conformes de la licence communautaire ou de transport intérieur dont un exemplaire original doit se trouver à bord du véhicule en circulation. Il est donc impératif pour le service de traiter ces demandes voire de les faciliter par des procédures adaptées pour soutenir l’activité des transporteurs routiers dans l’acheminement des produits de première nécessité en cette période de crise sanitaire.
Pour maintenir l’activité du département dans cette mission, les managers et gestionnaires du registre ont mis en place un nouveau mode de fonctionnement pendant cette période de confinement.

La mise en place d’une organisation adaptée à la situation de confinement des gestionnaires du registre et de la capacité professionnelle.

Ce travail nécessite d’avoir accès aux applications spécifiques DS (démarches simplifiées – plateforme de téléprocédure), GRECO (logiciel de gestion du registre - utilisable seulement par VPN).
En cette période de confinement et de télétravail à la semaine, nous n’avons pas accès au moyen matériel habituel et seuls quelques gestionnaires du registre ont une connexion VPN et une carte sécurisée agent associée. Heureusement que certains gestionnaires du registre étaient en position de télétravail ordinaire et hebdomadaire dans le cadre du fonctionnement normal du service donc dotés des équipements nécessaires à cette activité !
Ainsi, il a fallu rapidement s’organiser différemment et mettre entre parenthèses la répartition habituelle des dossiers par secteur territorial.

C’est pourquoi, les gestionnaires ayant accès au VPN, travaillent en priorité sur les dossiers nécessitant l’utilisation du logiciel Greco. Les autres gestionnaires travaillent sur les dossiers nécessitant seulement l’accès à DS.

Autre point important : l’information des usagers a été revue très rapidement. La prise d’initiatives tant des managers que des gestionnaires est à souligner : le nouveau mode de fonctionnement du service a été publié sur le site inernet de la DRIEA, de nouveaux messages ont été rédigés sur les boites mails partagées en réponse aux messages SVE ainsi que sur la messagerie DS. Ainsi, un temps important a été consacré à la réponse aux mails reçus tant sur les conditions d’inscription, d’obtention de l’attestation de capacité professionnelle, que sur les modalités de dépôt d’une demande par la téléprocédure « demarches-simplifees.fr ».

Cette organisation a pour avantage la pré-instruction des dossiers d’inscriptions déposés via DS, la mise en place d’une attestation d’inscription régulière au registre qui permet au transporteur routier de justifier de sa situation auprès d’un donneur d’ordre pour les demandes en cours d’instruction.
Ce changement d’organisation et de méthode réclame pour les managers un suivi et un traçage des dossiers plus important que d’habitude car certains dossiers sont traités avec des titres provisoires et il faudra les affermir après la période de confinement pour éditer les titres définitifs. Il s’agit aussi de répartir les missions de la manière la plus équitable possible pour éviter une charge de travail trop importante sur une partie des gestionnaires.
Les managers aussi n’ont pas hésité à s’investir plus dans la prise en charge de certains dossiers.

Parallèlement, et après quelques semaines de fonctionnement, la gestion des courriers, dossiers ou compléments de dossiers arrivés au format papier sur le site de Miollis a été intégrée au dispositif.
Par ailleurs, cette période particulièrement anxiogène, nécessite plus que jamais de la part des managers d’être à l’écoute de leur équipe et de veiller autant que possible au bien être des gestionnaires.
Il faut retenir de cette expérience l’implication et le professionnalisme des agents (managers et gestionnaires) qui se sont mobilisés pour faire avancer les dossiers du mieux possible et assurer la communication d’informations la plus claire et efficace possible aux transporteurs et les rassurer au mieux.
Le travail des managers et celui des équipes est au quotidien remarquable. La cohésion étant primordiale dans ce contexte, ils ont créé un groupe de discussion sur l’application WhatsApp pour être plus réactifs et accélérer les échanges d’informations. Ils s’impliquent dans leur travail tout en étant soucieux du bien être des gestionnaires dont ils sont à l’écoute. Ils appellent régulièrement les agents pour prendre de leurs nouvelles et préserver un contact humain qui reste indispensable en cette période particulière que nous traversons.

Des dossiers à enjeux importants ont ainsi pu être traités : à titre d’exemples, l’instruction de la demande urgente d’attestation de capacité professionnelle pour un dirigeant d’une entreprise créant un réseau de livraison alimentaire pour les personnels soignants à domicile, également la délivrance en collaboration avec la DREAL PACA, d’autorisations bilatérales pour le Maroc pour un transporteur assurant la livraison de produits de première nécessité.

Comment organiser et suivre le travail de l’équipe de contrôleurs pour la rédaction et la transmission des procédures en cours suite aux contrôles sur route et en entreprise déjà réalisés ?

L’organisation de ce travail est moins simple à distance pour les CDTT en charge de l’encadrement hiérarchique et fonctionnel des CTT. Ces derniers précisent qu’il faut par ailleurs autant que possible veiller au moral des agents.
Aussi, ils contactent régulièrement les agents au téléphone pour prendre de leurs nouvelles et pour échanger sur leurs dossiers. En cette période où il n’y a plus de vrais contacts comme auparavant, ils privilégient les échanges au téléphone plutôt que par mels.
Le fait que les agents soient pour la plupart confirmés et connaissent bien leur métier leur donne la possibilité de privilégier les appels téléphoniques pour avoir un rapport plus humain.

Ces échanges permettent de maintenir un lien professionnel et participent à conserver et développer la cohésion au sein de l’équipe.
Concernant les 4 contrôleurs stagiaires, après une période de présence dans leur unité d’affectation ils devaient reprendre la formation au CVRH de Clermont-Ferrand début avril. Le confinement a contraint les organismes de formation à mettre en place des formations à distance. Il a donc été décidé de maintenir les stagiaires en position dans les unités de terrain et de poursuivre une formation à distance (en visioconférence) à mi-temps. Dans ces conditions les tuteurs des stagiaires poursuivent le tutorat, durant le second mi-temps, par l’étude de cas concrets qu’ils ont pu rencontrer lors des contrôles réalisés avant le confinement. Les stagiaires échangent également régulièrement avec le CDTT (spécialité route) dont ils dépendent hiérarchiquement.
Par ailleurs, les CTT ont été largement sollicités par les entreprises en début de période de crise sanitaire en raison des inquiétudes qu’elles avaient sur l’application des différentes réglementations avant la mise en place des dérogations.

De même, Céline NOWACK, CDTT « expert transport de matières dangereuses » a informé les entreprises qui ont été sollicitées pour le transport de gel hydroalcoolique dans des conditions inhabituelles pour elles. 
Il a donc été primordial que les CDTT assurent l’encadrement de 1er niveau et restent en contact permanent avec les agents.

Des axes prioritaires à définir pour la reprise des contrôles

Cette période est également mise à profit par les encadrants du contrôle, pour approfondir la réflexion sur l’organisation future du contrôle régional.
Cela passe notamment par la mise au point d’outils afin d’améliorer le travail des CTT sur le terrain en collaboration avec les CDTT et CTT pour mener à bien ce travail.
A titre d’exemple, une carte interactive des lieux de contrôle et de pesées en Île-de-France est en cours d’élaboration, l’équipe de pesage est sollicitée sans ce cadre. Elle permettra de visualiser l’ensemble des points de contrôle en précisant les spécificités de chacun en vue d’une meilleure programmation des contrôles ciblés.
Les prochaines semaines seront consacrées aux modalités de reprise des contrôles lors du déconfinement par la reprise des contacts avec les forces de police-gendarmerie et les autres corps de contrôle afin d’élaborer les prochains plans régionaux de contrôle ciblés et adaptés au nouveau contexte créé par la crise sanitaire.

Les bonnes pratiques du télétravail 

=> Les nouveautés de webMel pour mieux communiquer et partager pendant le confinement : archivage, recherches… En voici le mode d’emploi sur l’extranet d’administration centrale (nom d’utilisateur : intraportail - mot de passe : extra.CIM - à ne pas diffuser hors de la sphère ministérielle).

RH

=> Entretiens professionnels : en raison de la crise COVID-19, la fin de la campagne est reportée au 30 juin 2020.
=> Comment créer son profil numérique ? Utiliser les réseaux sociaux professionnels pour mieux communiquer ? par le CVRH de Paris.
=> Les formations à distance de l’ADEME.
=> Les cours en ligne gratuits (MOOC) sur lesinstitutions européennes du centre national de la fonction public territoriale (CNFPT).
=> Les mesures exceptionnelles de la MGEN
=> Les BRH de proximité restent à votre écoute
+ DRIEA /SG (Secrétariat Général) sg.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
+ UD75/MAPL (Mission d’Appui au Pilotage Local) mapl.udea75.driea-if@developpement-durable.gouv.fr 
+ UD92/MAPL (Mission Appui au Pilotage Local) mapl.ud92.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
+ UD93/BRL/CRH (Conseil Ressources Humaines) crh.brl.ud93.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
+ UD94/D (Direction) d.ud94.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
+ DiRIF (Secrétariat Général délégué) sg-dirif.driea-if@developpement-durable.gouv.fr

Ressources 

=> sans VPN
=> avec VPN
=> revue de presse
=> Des visio-conviviales par WEbox
=> Le télétravail : 4 h de cours pour s’organiser à distance sur le site du CVRH de Paris.

Le service social régional à votre écoute 

La période de confinement représente pour tous une situation exceptionnelle qui perturbe nos modes de travail et nos modes de vie. Voici quelques suggestions de relaxation ou méditation pour vous détendre.

  • Respirer pour la détente
  • Respiration thoracique
  • Visualisation mentale positive

Et si on en profitait pour se cultiver un peu plus ? 

=> "Imagine Pablo", le premier podcast du Musée Picasso de Paris. 
=> Les cours d’histoire d’art du Grand Palais : le XIXè siècle et l’Egypte

Le coin des enfants et des parents

=> Avec les athlètes Paris 2024 #BougezChezVous avec nos athlètes
=> Que la force soit avec l’Orchestre philharmonique de Marseille
=> Les musiciens de l’Orchestre National du Capitole de Toulouse se réinventent

Coronavirus : il existe des gestes simples pour vous protéger et protéger votre entourage
Coronavirus : il existe des gestes simples pour vous protéger et protéger votre entourage
  • Se laver les mains très régulièrement
  • Tousser ou éternuer dans son coude
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique
  • Saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades